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IT workgroup #4

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opened 2026-01-16 13:55:37 +08:00 by ts · 1 comment
ts commented 2026-01-16 13:55:37 +08:00
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Problem: document/process management is too primitive

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ts commented 2026-01-16 13:57:36 +08:00
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IT小组工作提案

  1. 概述
    • 当前YEN在信息管理方面面临诸多不便：会员资料和活动照片散落在不同地方，如坚果云、工作人员的电脑、各分会自己使用的工具，且格式不统一；每次统计都需要重复整理；很多宝贵的经验只存在老会员的记忆中。
    • IT小组的工作就是要改变这种状况，让所有信息都能像图书馆藏书一样井井有条，随时可以快速找到；并基于这个完整的数据支撑体系，根据各分会/功能组的需求定制IT服务。
  2. 当前状况
    （1）会员数据采用Excel/纸质文件分散存储
    （2）活动记录依赖人工统计与记忆
    （3）历史资料检索效率低下
    （4）各功能组/各分会协作缺乏统一的数据支撑平台
    （5）经验的传承主要依赖于老会员的回忆
  3. 工作目标
    （1）新会员能快速了解协会历史
    （2）组织活动时能马上联系到合适的人
    （3）重要文件不会因为人员变动而丢失
    （4）决策时有真实数据作为参考
  4. 实施计划
    • 第一阶段：基础数据数字化
      （1）建立数据库
      （2）所有会员数据，包括已经退会的会员数据，全部录入数据库
      （3）所有总会和分会的信息，每一任的Eboard成员，所有活动（Summit/Retreat/OH/SG）的基本信息和参与人员，录入数据库
      （4）内部文档管理系统，整理总会和各分会的制度及最佳实践经验作为文字档案留存
    • 第二阶段：定制化IT服务
      （1）基于规范的数据库，开发一个会员名片的小程序，作为演示程序
      （2）征集各功能组和会员的数字化需求，根据优先级和投入进行排序
      （3）执行下一步的软件开发和IT服务工作
  5. 预计投入
    （1）第一阶段：预计服务器费用2000-3000人民币
    （2）第二阶段：根据需求评估
# IT小组工作提案 1. 概述 - 当前YEN在信息管理方面面临诸多不便：会员资料和活动照片散落在不同地方，如坚果云、工作人员的电脑、各分会自己使用的工具，且格式不统一；每次统计都需要重复整理；很多宝贵的经验只存在老会员的记忆中。 - IT小组的工作就是要改变这种状况，让所有信息都能像图书馆藏书一样井井有条，随时可以快速找到；并基于这个完整的数据支撑体系，根据各分会/功能组的需求定制IT服务。 2. 当前状况 （1）会员数据采用Excel/纸质文件分散存储 （2）活动记录依赖人工统计与记忆 （3）历史资料检索效率低下 （4）各功能组/各分会协作缺乏统一的数据支撑平台 （5）经验的传承主要依赖于老会员的回忆 3. 工作目标 （1）新会员能快速了解协会历史 （2）组织活动时能马上联系到合适的人 （3）重要文件不会因为人员变动而丢失 （4）决策时有真实数据作为参考 4. 实施计划 - 第一阶段：基础数据数字化 （1）建立数据库 （2）所有会员数据，包括已经退会的会员数据，全部录入数据库 （3）所有总会和分会的信息，每一任的Eboard成员，所有活动（Summit/Retreat/OH/SG）的基本信息和参与人员，录入数据库 （4）内部文档管理系统，整理总会和各分会的制度及最佳实践经验作为文字档案留存 - 第二阶段：定制化IT服务 （1）基于规范的数据库，开发一个会员名片的小程序，作为演示程序 （2）征集各功能组和会员的数字化需求，根据优先级和投入进行排序 （3）执行下一步的软件开发和IT服务工作 5. 预计投入 （1）第一阶段：预计服务器费用[2000-3000](tel:2000-3000)人民币 （2）第二阶段：根据需求评估
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